Naucz się podstaw księgowości, aby zarządzać finansami swojego sklepu

Księgowość często jest postrzegana jako coś żmudnego i skomplikowanego, ale w rzeczywistości wcale tak nie jest. Polega w zasadzie na jednej prostej czynności: dokumentowaniu wszystkich pieniędzy, które wpływają do Twojej firmy i z niej wypływają.

To naprawdę ważny element prowadzenia działalności gospodarczej – nie tylko do raportowania zysków i wydatków dla celów podatkowych, ale także w celu monitorowania sytuacji finansowej firmy. Rozliczenia księgowe są więc niezbędne do utrzymania sklepu internetowego w ruchu, dając jednocześnie przegląd możliwości redukcji kosztów i zwiększenia marży.

Sprawozdania finansowe, o których warto wiedzieć

Można wymienić trzy typy dokumentów finansowych, których potrzebują praktycznie wszystkie firmy:

Bilans

Zapisuje się w nim aktywa, zobowiązania i kapitał własny właściciela. Aktywa to Twój inwentarz, gotówka i należności (w ciągu jednego roku). Zobowiązania to długi związane z działalnością gospodarczą, natomiast na kapitał własny składa się to, co pozostaje po odjęciu zobowiązań od aktywów. Pożądane jest posiadanie dodatniego kapitału własnego.

Rachunek zysków i strat

Obejmuje to wszystkie środki, które wpłynęły w ciągu ustalonego okresu, np. miesiąca, kwartału lub roku. Można zastosować podział na dochód operacyjny – czyli taki, który uzyskuje się z normalnej działalności gospodarczej, np. ze sprzedaży produktów z magazynu, oraz dochód nieoperacyjny, którym mogą być pieniądze wygenerowane z zysków z inwestycji lub sprzedaży nieruchomości.

Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych

Są to wszystkie przychody i wydatki. Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie koszty, takie jak czynsze, zaopatrzenie i utrzymanie, jak również dochody ze wszystkich źródeł w danym okresie. Daje to obraz przychodów brutto, zysku netto oraz tego, jak dysponujesz pieniędzmi i czy przypadkiem nie są one marnowane.

Monitorowanie stanu magazynowego

Jeśli Twój sklep internetowy opiera się na sprzedaży fizycznych produktów, to kluczowe jest monitorowanie liczby jednostek w magazynie, jak również przepływu gotówki w firmie. Należy również zwrócić uwagę na wszelkie niedobory lub straty.

Regularna aktualizacja dokumentacji finansowej

Może wydawać się to oczywiste, ale zawsze należy upewnić się, że dokumentacja finansowa jest aktualna. Oznacza to rejestrowanie wszystkich transakcji, notowanie każdego rachunku, faktury i wypłaty wynagrodzenia.

Musisz mieć świadomość tego, co robią Twoi pracownicy, warto więc zbierać od nich paragony i zwracać wszelkie poniesione przez nich koszty, np. podróży.

Dokładne monitorowanie swoich finansów pomoże Ci również w planowaniu budżetu i odliczeniach podatkowych. Oto jak możesz zaplanować działania związane z prowadzeniem księgowości:

• Każdego dnia: przechowuj wszystkie swoje rachunki, faktury i inne dokumenty w odpowiednich folderach.

• Co tydzień: rejestruj przepływy pieniężne i wydatki zmienne – wszystkie zarobki, a także nowe i bieżące koszty.

• Co miesiąc: zarezerwuj czas na rozliczenie rachunków. Udokumentuj swoje przychody, zsumuj wydatki, a następnie oblicz swój miesięczny zysk netto.