Jaka jest różnica między potwierdzeniem a fakturą?

Jako właściciel firmy prawdopodobnie stykasz się z pojęciami „faktura” i „potwierdzenie”. Różnica między tymi dokumentami nie zawsze jest jednak jasna.

Faktury i potwierdzenia są dokumentami wystawianymi w procesie sprzedaży, ale każdy z nich ma inne funkcje.

Z tego artykułu dowiesz się, czym są faktury i potwierdzenia, na czym polegają różnice między nimi i jakie informacje należy na nich umieszczać.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument wystawiony klientowi przez firmę, gdy nadszedł czas, aby klient zapłacił za dostarczone towary lub usługi. Jest to oficjalne wezwanie do zapłaty, które służy również jako dowód sprzedaży przez Twoją firmę.

Ponieważ faktury są oficjalnymi dokumentami biznesowymi, zawierają obowiązkowe pola. Obejmuje to nazwę i adres firmy oraz klienta, numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, wyszczególnienie sprzedanych towarów lub usług oraz całkowitą należną kwotę.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana jako płatnik podatku VAT, musisz wystawić fakturę VAT zawierającą dodatkowe informacje o tym podatku.

Faktury wystawia się zazwyczaj po dostarczeniu towarów lub usług, ale przed otrzymaniem płatności. Można też jednak wystawić fakturę po otrzymaniu płatności.

Co to jest potwierdzenie?

Potwierdzenie to dokument wystawiony firmę klientowi, gdy zapłaci on za towary lub usługi. Stanowi dowód płatności dla zarówno Twojej firmy, jak i klienta.

Potwierdzenia płatności powinny zawierać dane Twojej firmy, datę płatności, zapłaconą kwotę i pozostałe saldo.

Potwierdzenie należy wystawić każdorazowo po otrzymaniu płatności od klienta. Obejmuje to depozyty lub płatności częściowe.

Różnica między fakturą a potwierdzeniem

Faktury i potwierdzenia mają różne zastosowania, ponieważ są wystawiane na różnych etapach procesu sprzedaży. Faktury wystawia się przed wysłaniem płatności przez klienta, natomiast potwierdzenie wystawia się po otrzymaniu płatności. Faktura jest wezwaniem do zapłaty, a potwierdzenie jej dowodem.

Oznacza to również, że każdy z tych dokumentów wymaga innych informacji. Faktura powinna zawierać wyszczególnienie produktów i usług, natomiast potwierdzenie płatności musi zawierać jedynie zapłaconą kwotę i wszelkie należne saldo. Oba dokumenty powinny być wyraźnie oznaczone jako „Faktura” lub „Potwierdzenie”.

Czy muszę wystawić zarówno fakturę jak i potwierdzenie?

W zależności od lokalizacji, branży i struktury firmy wystawienie zarówno faktury, jak i potwierdzenia może nie być konieczne.

Faktury są obowiązkowe tylko w określonych okolicznościach. Większość firm decyduje się jednak na wystawianie faktur za całą sprzedaż, aby prowadzić dokładny rejestr przychodów do celów podatkowych.

Jeśli nie masz pewności, czy wystawianie faktur jest obowiązkowe dla Twojej firmy, sprawdź informacje w rządowej witrynie internetowej lub porozmawiaj z wykwalifikowanym księgowym.

Potwierdzenia należy jednak wystawiać po każdym otrzymaniu płatności od klienta.

Jest to z korzyścią dla zarówno klienta, jak i Ciebie. Upewnia klienta, że zapłacił prawidłowo, umożliwia Twojej firmie monitorowanie dokonanych płatności i zapewnia przestrzeganie przez nią przepisów.

Jak wystawiać faktury i potwierdzenia w usługach SumUp?

SumUp oferuje szereg różnych rozwiązań biznesowych, w tym faktury i potwierdzenia płatności.

Dzięki usłudze SumUp Faktury możesz w kilka sekund wystawiać profesjonalne faktury i wysyłać je bezpośrednio na adres e-mail klienta. Możesz podać informacje o swoim banku, aby przyjąć przelew bankowy, lub dołączyć link do płatności, aby przyjąć płatność online.

SumUp oferuje kilka różnych opcji płatności, w tym terminale płatnicze i Płatności Linkiem online. Za każdym razem, gdy przyjmujesz płatność od klienta, możesz wysłać potwierdzenie na jego adres e-mail lub wydrukować je na drukarce terminala płatniczego.