Como montar uma papelaria: custos, primeiros passos e mais

Quem busca como montar uma papelaria se depara com a famosa dúvida: vale a pena investir no segmento, neste universo tão virtual em que vivemos? Mas basta um pouco de pesquisa para que o futuro empreendedor entenda o quanto há demanda no setor.

Isso porque, mesmo com tantas telas disponíveis, existem momentos em que nada substitui a clássica combinação de caneta e papel. 

Seja no dia a dia escolar ou em uma reunião de negócios, seja pela praticidade ou memória afetiva, esses itens tornam algumas atividades muito mais práticas e até prazerosas.

E tudo isso pode ser comprovado pelos números, que vão desde o faturamento do segmento até a quantidade de seguidores que influencers de papelaria colecionam nas redes sociais.

Quer entender mais sobre isso? Preparamos este guia com tudo que você precisa saber para montar seu comércio. Confira!

Por que abrir uma papelaria

Como citamos, em um mundo cada vez mais digital, você deve estar se perguntando por que abrir uma papelaria. Mas, por incrível que pareça, a própria internet pode ajudar o comércio de materiais escolares e de escritório. Veja alguns dados interessantes para ajudá-lo a refletir sobre isso e entenda como abrir um negócio do zero.

Porque é um comércio lucrativo

Com muitas opções de itens nacionais e importados, o mercado de papelaria tem a oportunidade de trazer uma margem de lucro robusta – sem deixar de ser acessível para o consumidor. Além disso, períodos específicos do ano ajudam a vender mais.

Outro exemplo de lucratividade é a estimativa de faturamento de R$12 milhões no ano, de uma única marca de papelaria. Em matéria para a revista Exame, a empreendedora Lívia Vasconsellos conta que tem mais de 150 mil clientes pelo Brasil e sua loja começou na varanda de casa.

É fácil de encontrar histórias inspiradoras como essa, e elas ensinam uma coisa: com o planejamento adequado, é possível vender bem.

Porque é um setor de influenciadores

As redes sociais democratizam todo tipo de conteúdo, inclusive os posts de uso de material de papelaria. Influenciadores do Brasil e do mundo somam milhões de seguidores, que assistem diariamente aos seus vídeos de caligrafia, estudo e desenho.

Nesse contexto, os blogueiros exibem seus materiais – canetas coloridas, cadernos, planners, estojos, bolsas e todo tipo de item que faz sucesso no setor.

Consequentemente, a mídia impulsiona o comércio. 

Porque atinge vários públicos

Ainda, uma papelaria pode diversificar seu público. Do material escolar para crianças e adolescentes, às opções de universidade e escritório para adultos, o setor permite flutuar pelas preferências de cada consumidor de acordo com idade, uso e época do ano.

Esse tipo de amplitude colabora com um mix de produtos mais abrangente e que estimula um orçamento mais equilibrado, porque pode chamar atenção de diferentes perfis em várias sazonalidades.

Quanto custa abrir uma papelaria

O custo para abrir uma papelaria de pequeno porte vai de R$50 mil a R$200 mil, em média, segundo estimativa veiculada em matéria da revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios. Como você pode perceber, é um número que dependerá da estrutura inicial.

Para ajudar você a elaborar uma previsão mais consistente com a sua realidade, separamos abaixo o que é necessário considerar para a pesquisa de custo.

1. Custo da abertura da empresa

Aqui, tudo vai depender do porte da sua empresa. Para microempreendedores, é possível começar a papelaria como MEI. Apesar do limite de faturamento anual ser enxuto, é uma maneira menos custosa de iniciar a operação.

Agora, quem deseja faturar mais e, portanto, começar como uma micro ou pequena empresa, é importante somar os custos de alvará de funcionamento e CNPJ.

Além das taxas de órgãos públicos, prefeitura e cartório, você pode ter que investir na ajuda de um contador para abrir seu negócio.

2. Custo do estoque

Tudo que você pretende vender em sua papelaria entra nessa etapa da conta. Sejam itens nacionais, importados ou de fabricação própria, o tamanho do seu estoque terá um custo.

Além dos materiais, é importante contabilizar o espaço onde você pretende manter tudo. Será na sua própria casa, num depósito alugado ou na própria loja?

3. Custo da loja online ou física

Se você abrir uma papelaria online, precisa investir na plataforma onde pretende comercializar sua mercadoria. Pode ser um site próprio, em um marketplace ou em ambos.

O site próprio é interessante porque fortalece sua marca. Aqui, entram os custos com o conteúdo e programação do seu portal, além do investimento da solução de pagamento online.

Os marketplaces são espaços comuns, como feiras online. Mercado Livre e OLX são exemplos desses classificados digitais onde você pode começar sua papelaria. É uma alternativa mais em conta, ideal para quem ainda não pode investir na confecção do próprio espaço digital.

Para lojas físicas, os custos englobam o aluguel do espaço, possíveis reformas e decoração.

4. Custo da operação diária

Por fim, é importante contabilizar o custo para a sua papelaria funcionar. Entram nessa conta as despesas que você tem para o negócio acontecer. Por exemplo: marketing, transporte, energia elétrica, hospedagem do site e soluções de pagamento para que seu cliente possa comprar e você possa receber.

O que preciso para começar uma papelaria

Para começar uma papelaria, você precisa definir alguns aspectos importantes da estratégia e operação do negócio. Veja quais são, abaixo.

• Definir o tipo de negócio: se vai ser online, físico ou ambos.

• Avaliar localização e plataforma onde vai comercializar seus produtos.

• Decidir o tipo de público que pretende atingir.

• Pesquisar fornecedores dos itens e negociar com eles.

• Formalizar a empresa, seja como MEI ou como PME.

• Montar a estrutura física ou digital da papelaria.

• Montar o seu estoque.

• Precificar a sua mercadoria de acordo com margem de lucro e competitividade.

• Escolher soluções de pagamento para sua loja física ou online.

• Criar estratégias e ações de marketing para divulgar seu comércio, itens e promoções.

Como fazer um plano de negócios para uma papelaria

Fazer um plano de negócios para uma papelaria segue a mesma premissa do planejamento de todo tipo de empresa.

Veja o que precisa constar no seu plano de negócios para a papelaria.

Sumário executivo

Aqui, estão todas as informações básicas e essenciais da sua papelaria. Endereço físico ou eletrônico, quem são os sócios, tipo de produto, perfil de cliente e tudo que resume a identidade e existência da sua loja.

Análise de mercado

Nessa fase, entram as informações do cenário onde a papelaria se encaixa. Dados do setor, informações sobre o público e também sobre a região de atuação, por exemplo.

Análise da concorrência

Nessa etapa do plano de negócios, é importante aprofundar um pouco a visão da concorrência. Para isso, vale a pena responder algumas perguntas, como por exemplo: o que seus concorrentes vendem? Qual o preço das mercadorias? Como eles atingem o público? Fazem promoções? E assim por diante.

Análise de fornecedores

Analisar os fornecedores abrange desde a qualidade do produto até o prazo de entrega e o preço por item. Vale a pena encontrar os fornecedores que estejam alinhados com o seu objetivo e público. 

Estratégia de marketing

Aqui, você deve descrever todas as maneiras possíveis de atingir o seu público alvo, ações e investimento necessário para divulgar e atrair os clientes.

Plano operacional

Nesse momento, entra a descrição de como a sua papelaria vai funcionar. Em outras palavras, tudo que ela precisa para o dia a dia. 

Plano financeiro

No plano financeiro de uma papelaria, é fundamental detalhar como as finanças serão gerenciadas para assegurar a saúde econômica do negócio.

Isso inclui a análise do fluxo de caixa, que mostra a movimentação de dinheiro entrando e saindo da empresa, permitindo um planejamento financeiro eficaz e a prevenção de déficits.

O capital de giro é outro elemento crucial, pois garante recursos para as operações diárias, cobrindo despesas como compra de material de escritório e pagamento de salários.

Além disso, é importante considerar o capital social investido, que é o montante inicial usado para fundar a papelaria, influenciando a capacidade de financiamento e expansão.

Todos esses componentes são essenciais para manter as finanças da papelaria organizadas e prósperas.

Como escolher os fornecedores para a papelaria

Escolher os fornecedores para a papelaria é uma das etapas mais importantes, porque é a partir dela que você consegue montar um preço viável e estabelecer a sua marca. 

Veja alguns critérios importantes de observar na escolha do fornecedor.

• Qualidade dos produtos: analise se os itens têm a qualidade que o seu público-alvo espera. Lembre-se de que a relação de custo-benefício é fundamental para o consumidor.

• Negociação do preço: aqui, pesquise pelo preço dos materiais no atacado e também as vantagens de acordo com o tipo de pagamento. Quando a qualidade dos itens é a mesma de um fornecedor para outro, o preço pode ser o seu desempate.

• Prazo de entrega: ainda, verifique o prazo de entrega do fornecedor – tanto em termos de agilidade, quanto em cumprimento da data combinada.

• Referências: vale a pena, também, procurar por referências de outros compradores em relação ao fornecedor com quem você pretende negociar. Comprometimento com a entrega e pós-venda eficiente são alguns dos principais critérios para avaliar nessa etapa.

Como definir o preço dos produtos na papelaria

O preço dos produtos na papelaria vai variar de acordo com o custo total do item. Isso significa que para definir quanto cada material vai custar, é importante considerar todas as despesas e a margem de lucro. Explicamos.

• Primeiro, some o custo do item. Lembrando que esse valor não é apenas o quanto você pagou pela mercadoria, em si. Ele engloba a proporção de todas as despesas: o transporte para apanhá-la ou o frete para recebê-la, os custos operacionais fixos da loja e até os impostos.

• Depois, acrescente uma margem de lucro. Essa etapa pode parecer subjetiva, dando a impressão de que qualquer porcentagem pode definir a lucratividade. Mas, não é bem assim. É necessário pesquisar o preço praticado no mercado – isto é, quanto mais ou menos a sua concorrência cobra por itens parecidos. Assim, é possível lucrar, mas manter-se competitivo.

• Ainda, o preço dos produtos é algo que pode flutuar de acordo com a demanda. Quando há muita procura para pouco estoque, é possível aumentar a margem de lucro. Se os itens estão parados, vale a pena fazer uma oferta e diminuir o preço para movimentar o inventário da sua papelaria.

Vamos para um exemplo prático.

1. Suponha que você comprou um pacote de 20 agendas, custando R$10 cada uma. Imagine que para receber essas 20 agendas, o frete total foi de R$40.

2. Inicialmente, você precisa distribuir o valor do frete para essas unidades. Então, 40 divididos por 20 é igual a 2. Isso significa que cada item custou R$2 para chegar até você.

3. Em cima do custo da agenda e do transporte, que é o total de R$12, também é necessário acrescentar os custos operacionais fixos. Eles são, basicamente, as despesas para manter a loja. Aluguel, energia elétrica e pessoal, por exemplo.

4. Existem muitas formas de fazer o cálculo dos custos operacionais fixos para adicioná-los proporcionalmente sobre o custo do item. 

Mas uma maneira simples pode ser a seguinte: dividir a média das despesas pela média do faturamento e multiplicar por 100. O resultado representa a porcentagem do seu faturamento que é destinada aos custos operacionais fixos.

Custo operacional = Média de despesas ÷ Média de faturamento x 100

1. Se você está começando a empresa, pode trabalhar com projeções – quanto você pretende ter de despesas e quanto pretende faturar.

2. Caso já esteja em operação, basta fazer a média de despesas e de faturamento dos últimos três meses para usar na sua conta.

3. Então, suponhamos que você tenha R$8.000 de despesas operacionais por mês, em média,  e seu faturamento seja de R$30.000.

• Custo operacional = 8.000 ÷ 30.000 x 100

• Custo operacional = 0,26 x 100

• Custo operacional = 26,6%

Isso significa que 26,6% do seu faturamento serve para cobrir os custos operacionais fixos da papelaria.

Então, para o preço do seu produto, é necessário adicionar essa porcentagem.

Assim, cada agenda que custa R$12 (somando o custo do item mais o do transporte), precisa de um adicional de 26,6% para englobar os custos de operação.

Dessa forma 12 + 26,6% = R$15,20.

4. Ainda sobre esse valor, deve ser adicionado o custo com tributação.

As alíquotas variam de acordo com porte, regime tributário e faturamento anual - há diferença entre MEI e ME, por exemplo. 

Mas, supondo que sua papelaria seja uma ME no Simples Nacional e com faturamento na faixa de R$360.000 por ano, a alíquota gira em torno de 7,3%.

Nesse caso, sobre R$15,20 é necessário adicionar os 7,3%. O total fica em R$16,30.

Isso significa que a agenda custa aproximadamente R$16,30 para a papelaria.

5. Adicionando uma margem de lucro de 40%, que pode ser uma boa margem para o negócio, o valor de cada agenda fecha em R$22,80.

Vale a pena reforçar que esse é um exemplo simplificado, que serve para ilustrar como a precificação é uma tarefa que considera várias camadas de despesas para chegar ao preço final.

Para ter certeza de que seu preço é viável, considere as particularidades da sua operação.

Quanto é o lucro de uma papelaria

O lucro de uma papelaria pode variar de acordo com o custo dos produtos. Mas, estima-se que a margem de lucro desse tipo de negócio fique entre 30% e 50%.

O que vender em uma papelaria pequena

Precisa de ideias do que vender em uma papelaria pequena? Separamos 42 itens para ajudar a montar seu estoque, confira.

1. Caderno

2. Caderneta

3. Agenda

4. Planner

5. Diário

6. Fichário

7. Folhas de Fichário

8. Papel sulfite

9. Cartolina

10. Papel Cartão

11. Papel Crepom

12. Papel Celofane

13. Calendário

14. Lápis de escrever

15. Lápis de desenho

16. Lapiseira

17. Grafite

18. Caneta azul e preta de diferentes espessuras

19. Canetas coloridas

20. Canetas de gel

21. Lápis de colorir

22. Giz de cera

23. Canetinhas coloridas

24. Marca texto

25. Borracha

26. Cola líquida

27. Cola em bastão

28. Massa de modelar

29. Tinta guache

30. Tinta aquarela

31. Purpurina

32. Glitter 

33. Régua

34. Compasso

35. Clipe de papel

36. Tachinhas

37. Grampeador

38. Furador

39. Tesoura

40. Estojo

41. Mochila

42. Lancheira

Como organizar uma papelaria

Organizar uma papelaria é uma missão importante porque facilita a experiência de compra do cliente. Veja algumas dicas de organização para sua loja.

Categorias

Tanto numa papelaria física quanto digital, o ponto de partida para organizar os itens é separar por categorias.

Por exemplo: numa seção, ficam os materiais de papel. Dentro dessa categoria, há subdivisões: cadernos, agendas e planners.

Temas

Dentro das categorias e subcategorias, também é possível separar por temas.

Por exemplo, cadernos com temas infantis, temas adolescentes, capas com estampas minimalistas, estampas delicadas, estampas de esporte ou estampas de time. 

Preço ou preferência

No ambiente online, é possível disponibilizar os filtros por preço ou itens mais vendidos, também. Essa é uma maneira de facilitar o processo de escolha do consumidor. 

Estratégias de marketing para papelaria

Para vender bem, você pode buscar estratégias de marketing específicas para papelaria. Separamos algumas ideias para ajudar.

Conteúdo nas redes sociais

Como vimos, as redes sociais são um espaço muito convidativo para falar de material de papelaria. Aqui, a dica é misturar conteúdos informativos com vídeos de trends e posts de promoção.

Os conteúdos informativos podem ser sobre dicas para conservar o material escolar, por exemplo.

Os vídeos criativos podem ser bem humorados e diversos, como os takes do estilo arrume a mala comigo ou ainda no modelo de ASMR, mostrando um desenho colorido sendo feito em um belo caderno e com muitos sons das canetas riscando o papel.

Anúncio em rede de pesquisa

Enquanto os conteúdos de redes sociais servem para chegar até as pessoas, os conteúdos de rede de pesquisa – como Google – servem para que as pessoas cheguem até sua loja.

Assim, vale a pena criar anúncios com todas as palavras-chave que seu público costuma procurar, por exemplo: promoção de volta às aulas, papelaria perto de mim, cadernos universitários, agendas do ano.

Ainda, é possível configurar os anúncios para determinadas regiões e faixas etárias. E como resposta, o consumidor pode obter o site da sua papelaria, o seu número de telefone ou a rota para chegar até você.

Mídia offline

Ainda, você pode investir em folders e folhetos com promoções sazonais e distribuir nas redondezas do seu estabelecimento. Apesar de ser um formato de divulgação mais antigo, costuma funcionar quando a papelaria quer mostrar um pouco dos itens em estoque que estão com preço atrativo.  

Quais formas de pagamento oferecer na papelaria

Na sua papelaria, a dica é oferecer todas as formas de pagamento possíveis para que seu cliente possa comprar e você tenha certeza de que vai receber.

• Cartão de crédito à vista

• Cartão de crédito a prazo

• Cartão de débito

• Pix

• Link de pagamento

• Solução de pagamento para compras de e-commerce

• Pagamento por aproximação

• Tap to Pay no iPhone

Como montar uma papelaria: passo a passo

Montar uma papelaria pode ser uma tarefa trabalhosa, mas não deixa de ser divertida. Tudo que você precisa é de um pouco de organização. Confira o passo a passo! 

1. Faça seu plano de negócios.

2. Formalize a documentação, como CNPJ e regime tributário.

3. Estruture o espaço físico ou loja online onde você fará suas vendas.

4. Pesquise por fornecedores com bom preço, prazo de entrega e reputação.

5. Negocie com os fornecedores e monte seu estoque.

6. Estruture sua loja física e e-commerce.

7. Equipe seu comércio com soluções de pagamento eficientes.

8. Divulgue sua papelaria para familiares e amigos.

9. Faça uma data de inauguração com promoções.

10. Permaneça divulgando sua papelaria para continuar conquistando clientes. 

Bônus: Ideias de nomes para papelaria

Precisa de um pouco de inspiração para sua papelaria? Trechos de música, referências de cinema e até o nome da sua família podem ser fontes de ideias. Veja 13 sugestões para alimentar sua imaginação de empreendedor! 

1. É Fácil Fazer um Castelo - Papelaria e Presente

2. Primeiro Rabisco ao Bê-a-Bá  - Materiais Escolares

3. Desenho Encantado

4. Hora do Recreio

5. Cores e Números

6. Pintando o Sete

7. Flores e Folhas 

8. Papel de Presente

9. Tem de Tudo Materiais Escolares

10. Office & Office Materiais de Escritório

11. [Seu Nome] Papelaria

12. [Seu Sobrenome] Papelaria

13. [Nome da sua cidade] Papelaria 

Essas são só algumas combinações para ilustrar e inspirar. Mas, não esqueça de conferir se o nome que você pensou para a sua papelaria já não é a marca registrada da papelaria de alguém.

Como não perder vendas na sua papelaria

Para não perder vendas na sua papelaria, é importante adotar boas estratégias de gestão e de atendimento.

Veja algumas dicas! 

1. Tenha um mix de produtos variados e que se conectem com o seu público.

2. Mantenha seu estoque abastecido, especialmente em épocas de maior movimento – como o início do ano.

3. Estruture sua loja física ou digital de maneira organizada e funcional, para facilitar a experiência do cliente.

4. Preste um bom atendimento.

5. Ofereça todas as formas de pagamento.

Vale a pena montar uma papelaria?

Para quem tem um bom planejamento financeiro, negocia com fornecedores de qualidade e adota boas práticas de gestão, montar uma papelaria pode valer a pena.

Como vimos, o setor tem espaço para margem de lucro atrativa e costuma gerar um bom faturamento. Ainda, trata-se de um segmento que conta com diversos influenciadores e se comunica com públicos de diferentes idades.

Claro, para montar uma papelaria – assim como para abrir qualquer outro tipo de negócio – é primordial estudar o mercado, o cliente e se organizar.

Além disso, escolher os parceiros de negócio certos pode ser um diferencial para a empresa decolar.

Mas de modo geral, munindo-se de preparo e força de vontade, pode ser uma empreitada promissora.