Contabilidade para pequenas empresas: como fazer a sua

Você é MEI, trabalhador autônomo ou começou uma empresa do zero e quer ter mais controle sobre as finanças do seu negócio? Você sabe o que é a contabilidade de uma empresa e como ela pode te ajudar a gerir melhor o seu negócio? 

Neste artigo, vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre contabilidade para pequenas empresas, desde os conceitos básicos até as melhores ferramentas para facilitar o seu dia a dia. Acompanhe!

O que é a contabilidade de uma empresa?

A contabilidade de uma empresa é o conjunto de atividades que envolve o registro, a análise e a interpretação dos fatos econômicos e financeiros que ocorrem na organização. 

Nesse sentido, a contabilidade de uma empresa pode ser dividida em diferentes ramos, como:

• Contabilidade gerencial: voltada para o planejamento e o controle interno da gestão empresarial;

• Contabilidade financeira: voltada para a elaboração e a divulgação das demonstrações contábeis externas, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultado do exercício; 

• Contabilidade fiscal: voltada para o cumprimento das obrigações tributárias e fiscais da empresa perante os órgãos públicos;

• Contabilidade de custos: voltada para o cálculo e a análise dos custos dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa;

• Contabilidade social: voltada para a mensuração e a divulgação dos impactos sociais e ambientais das atividades da empresa.

Quais os termos contábeis que todo empreendedor deve conhecer?

Para entender melhor a contabilidade para pequenas empresas, é importante conhecer alguns termos contábeis, além do TPV, que são usados com frequência nessa área da educação financeira.

Veja alguns dos principais abaixo.

Balanço patrimonial

É o documento que mostra a situação patrimonial da empresa com CNPJ em um determinado momento, ou seja, o que ela possui (ativos), o que ela deve (passivos) e o quanto ela vale (patrimônio líquido).

Capital de giro

Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa para manter as suas operações em funcionamento, como pagar fornecedores, funcionários, impostos e outras despesas.

Capital social

Capital social é o valor que os sócios ou acionistas investem na empresa para iniciar ou ampliar as suas atividades.

Conciliação de contas

O processo de verificar se os registros contábeis estão de acordo com os documentos e comprovantes que os originaram, como notas fiscais, extratos bancários, recibos etc.

Demonstração de Resultado de Exercícios (DRE)

DRE é o documento que mostra o resultado econômico da empresa em um determinado período, ou seja, a diferença entre as receitas e as despesas.

Duplicata

É um título de crédito emitido por uma empresa quando ela vende um produto ou serviço a prazo para um cliente.

Exercício Social

É o período de tempo em que a empresa apura os seus resultados contábeis e fiscais, geralmente coincidindo com o ano civil (de 1º de janeiro a 31 de dezembro).

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro no caixa da empresa em um determinado período.

Regime de caixa

É o método contábil que reconhece as receitas e as despesas no momento em que elas efetivamente ocorrem, ou seja, quando há o recebimento ou o pagamento em dinheiro.

Regime de competência

É o método contábil que reconhece as receitas e as despesas no momento em que elas são geradas, independentemente do recebimento ou do pagamento em dinheiro.

Regime tributário

É o conjunto de normas que define como a empresa deve calcular e recolher os impostos sobre as suas atividades. Existem três tipos principais de regime tributário no Brasil: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Toda pequena empresa deve ter uma contabilidade?

Toda pequena empresa deve ter uma contabilidade, pois ela é obrigatória por lei e essencial para a gestão do negócio. 

Não é apenas uma questão burocrática, mas sim uma forma de garantir a legalidade, a transparência e a sustentabilidade da empresa. Além disso, ela oferece diversos benefícios para as micro e pequenas empresas, como veremos a seguir.

Qual a importância da contabilidade para as micro e pequenas empresas?

A contabilidade para pequenas empresas têm uma grande importância para o sucesso do negócio. Veja alguns dos benefícios que ela pode trazer a seguir.

Escrituração contábil

É o registro de todas as operações financeiras da empresa, que serve como base para a elaboração dos relatórios e demonstrações contábeis.

A escrituração contábil é essencial para comprovar a existência e a regularidade da empresa perante os órgãos públicos, os bancos, os fornecedores, os clientes e os investidores.

Cumprimento de obrigações tributárias e fiscais

Calcula e recolhe os impostos devidos pela empresa, bem como emitir as notas fiscais e entregar as declarações exigidas pelo governo.

A contabilidade também ajuda a escolher o regime tributário mais adequado para o negócio, evitando o pagamento de impostos indevidos ou em excesso.

Folha de pagamento e pró-labore

Elabora a folha de pagamento dos funcionários, calculando os salários, os encargos sociais, os benefícios e os descontos. A contabilidade também calcula o pró-labore dos sócios ou administradores, que é a remuneração pelo trabalho realizado na empresa.

Apoio à gestão financeira empresarial

Fornece informações valiosas para a gestão financeira da empresa, como o fluxo de caixa, o balanço patrimonial, a DRE, o capital de giro, entre outros.

Esses dados permitem analisar a saúde financeira do negócio, identificar problemas, oportunidades e soluções, planejar o orçamento e definir metas e estratégias.

Quais as vantagens de ter uma contabilidade para micro e pequena empresa?

Ter uma contabilidade para pequenas empresas traz diversas vantagens, tais como:

• Maior controle sobre as finanças da empresa, evitando surpresas desagradáveis, como falta de caixa, endividamento ou inadimplência.

• Maior segurança jurídica e fiscal, evitando multas, penalidades ou processos por descumprimento das normas legais.

• Maior credibilidade e confiança perante o mercado, facilitando o acesso a crédito, financiamento, parcerias e investimentos.

• Maior eficiência e produtividade na gestão do negócio, reduzindo custos, desperdícios e erros.

• Maior lucratividade e competitividade no mercado, aumentando as receitas, reduzindo as despesas e melhorando a qualidade dos produtos ou serviços.

Como fazer a contabilidade para pequenas empresas?

Para fazer a contabilidade de uma pequena empresa, você pode optar por duas formas: contratar um contador profissional ou usar um software de contabilidade.

Contador profissional

A primeira opção é mais indicada para quem não tem conhecimento ou tempo para cuidar da contabilidade por conta própria. O contador é o profissional habilitado para realizar todos os serviços contábeis da empresa, desde a abertura até o encerramento das atividades.

O contador também pode orientar o empreendedor sobre questões tributárias, fiscais, trabalhistas e societárias, além de auxiliar na gestão financeira do negócio.

Software de contabilidade

A segunda opção é mais indicada para quem tem algum conhecimento ou interesse em aprender sobre contabilidade.

O software de contabilidade é uma ferramenta que automatiza e simplifica diversos processos contábeis da empresa, como emissão de notas fiscais, cálculo de impostos, geração de relatórios e demonstrações etc.

O software de contabilidade também pode integrar-se com outros sistemas da empresa, como o financeiro, o estoque, e vendas etc., facilitando o controle e a análise dos dados.

No entanto, vale ressaltar que o software de contabilidade não substitui totalmente o contador. Ele apenas agiliza e otimiza algumas tarefas.

Por isso, é recomendável contar com o apoio de um contador para validar as informações geradas pelo software e tirar eventuais dúvidas.

Quais as boas práticas de contabilidade para implementar no seu negócio?

A contabilidade para pequenas empresas envolve uma série de atividades, como registrar as receitas e despesas, emitir notas fiscais, apurar impostos, elaborar demonstrações financeiras, entre outras. 

Para que tudo isso seja feito de forma correta e sem erros, é importante seguir algumas boas práticas, tais como:

Tenha uma conta corrente somente para pessoa jurídica

Essa é uma forma de separar as finanças pessoais das empresariais, evitando confusões e problemas com o fisco. Além disso, ter uma conta exclusiva para o seu negócio facilita a organização e a gestão do seu fluxo de caixa.

Monte um planejamento contábil bem estruturado

O planejamento contábil é um documento que define os objetivos, as metas, as estratégias e as ações relacionadas à contabilidade do seu negócio. Ele serve como um guia para orientar as suas decisões financeiras e fiscais, além de ajudar a monitorar os resultados e a identificar possíveis melhorias.

Acompanhe os relatórios contábeis essenciais

Os relatórios contábeis são documentos que apresentam as informações financeiras e fiscais do seu negócio de forma resumida e analítica. 

Eles são fundamentais para que você possa avaliar a saúde financeira da sua empresa, verificar o seu desempenho, planejar o seu crescimento e tomar decisões estratégicas. 

Alguns dos relatórios contábeis mais importantes são: balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício, demonstração dos fluxos de caixa e livro caixa.

Monte uma reserva para emergências

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento e comprometer o seu fluxo de caixa. Por isso, é recomendável que você tenha uma reserva financeira para cobrir eventuais gastos extras ou quedas de receita. 

Essa reserva pode ser calculada com base em uma porcentagem do seu faturamento mensal ou em um valor fixo que você considere suficiente para manter o seu negócio funcionando por alguns meses.

Como funciona um software de contabilidade para pequenas empresas?

Um software de contabilidade é um programa que automatiza e simplifica as tarefas relacionadas à contabilidade do seu negócio. 

Com ele, você pode registrar as suas movimentações financeiras, emitir notas fiscais eletrônicas, calcular e pagar os seus impostos, gerar os seus relatórios contábeis, entre outras funcionalidades. 

Um software também permite que você integre os seus dados com o seu contador ou com a Receita Federal, facilitando o cumprimento das suas obrigações legais e evitando multas e penalidades.

Como escolher entre os melhores softwares de contabilidade?

Na hora de escolher um software de contabilidade para o seu negócio, é importante considerar alguns critérios.

Compatibilidade com o seu regime tributário

Existem diferentes regimes tributários no Brasil, como o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real.

Cada um deles tem regras específicas sobre os impostos que devem ser pagos e as declarações que devem ser entregues.

Por isso, é essencial que o software de contabilidade que você escolher seja compatível com o regime tributário que você adota ou pretende adotar.

Facilidade de uso

Um software de contabilidade deve ser fácil de usar, intuitivo e amigável. Você deve conseguir realizar as suas operações sem dificuldades e sem depender de suporte técnico constante.

Além disso, o software deve ter uma interface limpa e organizada, que permita que você visualize as suas informações de forma clara e rápida.

Segurança dos dados

A segurança dos seus dados contábeis é fundamental para evitar fraudes, vazamentos e perdas. Por isso, o software de contabilidade que você escolher deve ter um sistema de criptografia, backup e proteção contra invasões.

Também é importante que o software tenha uma política de privacidade transparente e respeite as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Custo-benefício

O custo-benefício de um software de contabilidade envolve não apenas o preço que você paga pelo serviço, mas também os benefícios que ele traz para o seu negócio. 

Você deve avaliar se o software oferece todas as funcionalidades que você precisa, se ele tem um bom atendimento ao cliente, se ele tem atualizações frequentes, se ele tem integrações com outros sistemas, entre outros aspectos. 

O ideal é que você faça uma comparação entre as diferentes opções disponíveis no mercado e escolha aquela que melhor atende às suas expectativas e ao seu orçamento.

Conclusão

A contabilidade para pequenas empresas é uma ferramenta indispensável para o sucesso do negócio. Ela permite registrar, analisar e interpretar as informações financeiras da empresa, facilitando a tomada de decisões e o planejamento estratégico. 

Além disso, ela também contribui para o cumprimento das obrigações legais, a redução de custos empresariais, a gestão do fluxo de caixa e a obtenção de crédito. 

Para fazer uma boa contabilidade para pequenas empresas, é preciso contar com o apoio de um contador qualificado e experiente, que possa orientar o empresário sobre as melhores práticas e soluções para o seu negócio. 

Também é recomendável utilizar um software de contabilidade que facilite o trabalho e garanta a segurança dos dados, como o SumUp Gestão Fácil.