Gestão de custos: como ter um bom controle financeiro

Você sabe o que é gestão de custos e como ela pode ajudar o seu negócio a crescer de forma sustentável? Uma boa gestão pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso. 

Por isso, entender e implementar estratégias de gestão não é apenas uma prática recomendada, é essencial para a saúde e crescimento do seu empreendimento.

Neste artigo, vamos explicar o conceito, o objetivo, sua importância e funcionamento, além de mostrar os benefícios, os erros mais comuns e as dicas para fazer uma gestão na sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão de custos?

Trata-se de um processo vital na administração financeira, especialmente para pequenos negócios. Ela envolve o planejamento e controle dos custos e despesas de uma empresa, com o objetivo de melhorar a sua eficiência e rentabilidade. 

Na prática, significa analisar detalhadamente todas as despesas, desde custos fixos, como aluguel e salários, até custos variáveis, como materiais e utilidades. 

Ao compreender onde o dinheiro está sendo gasto, os pequenos comerciantes podem identificar oportunidades de redução de custos, evitando desperdícios e maximizando os recursos disponíveis, o que é crucial para a sustentabilidade e crescimento do negócio.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

Seu principal objetivo é maximizar a eficiência financeira de um negócio, garantindo que cada real investido contribua para a sua sustentabilidade e crescimento. 

Isso é alcançado através do monitoramento cuidadoso e da análise de todas as despesas, o que permite aos pequenos comerciantes identificar e eliminar gastos desnecessários, otimizar o uso de recursos e alocar fundos de maneira mais eficaz. 

Em última análise, uma gestão de custos bem executada visa aumentar a lucratividade do negócio, assegurando que esteja financeiramente preparado para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades de crescimento no mercado.

Qual é a importância da gestão de custos?

Ela atua como o alicerce para uma saúde financeira robusta. Essa prática é essencial para entender onde e como os recursos estão sendo utilizados, permitindo a identificação de áreas onde é possível economizar sem comprometer a qualidade ou o crescimento do negócio. 

Uma gestão eficiente não só ajuda a manter as finanças em ordem, mas também abre caminho para investimentos mais inteligentes e decisões estratégicas. Isso resulta em maior tranquilidade e confiança para o comerciante, sabendo que seu negócio está sendo conduzido de maneira sustentável e orientada para o futuro. Em suma, possibilita:

• Avaliar a viabilidade econômica dos projetos, produtos e serviços;

• Tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados;

• Acompanhar o desempenho financeiro da empresa;

• Identificar oportunidades de melhoria e redução de custos;

• Evitar surpresas negativas e prejuízos;

• Garantir a qualidade e a satisfação do cliente.

Como funciona a gestão de custos?

Ela funciona como uma ferramenta estratégica dividida em várias etapas, todas fundamentais para um controle financeiro eficaz:

Planejamento de recursos

Esta etapa envolve identificar os recursos necessários para operar o negócio. Para o pequeno comerciante, isso significa avaliar quais são os recursos essenciais, como mão de obra, materiais, tecnologia, entre outros, e como eles podem ser obtidos de forma mais eficiente.

Estimativa de custos

Aqui, você prevê os custos associados a cada recurso. Isso inclui calcular os custos diretos, como matéria-prima, e indiretos, como despesas gerais. A precisão nesta fase é crucial para evitar surpresas financeiras desagradáveis.

Orçamento de custos

Depois de estimar os custos, o próximo passo é criar um orçamento. Isso significa alocar quantias específicas para diferentes áreas de despesa, garantindo que os recursos sejam usados de forma eficiente e dentro das capacidades financeiras do negócio.

Controle dos custos

Esta é a fase de monitoramento e ajuste. Envolve acompanhar os gastos reais em comparação com o orçamento estabelecido, identificar desvios e fazer os ajustes necessários. O controle efetivo dos custos ajuda a evitar o excesso de despesas e a manter o negócio financeiramente saudável.

Essas etapas formam um ciclo contínuo, onde o aprendizado e as adaptações de uma fase alimentam a próxima, garantindo que a gestão de custos seja um processo dinâmico e adaptável às necessidades e mudanças do seu negócio.

Quais são os benefícios de fazer a gestão de custos de uma empresa?

Fazer uma boa gestão de gastos em uma empresa traz diversos benefícios, tais como:

Redução dos riscos

Ao ter um controle rigoroso sobre os gastos, você evita desperdícios, fraudes, multas, juros e outros problemas que podem comprometer o caixa da sua empresa.

Além disso, ao conhecer os seus custos, você pode tomar decisões mais assertivas sobre preços, investimentos, financiamentos, compras, estoques e outros aspectos que afetam o seu fluxo de caixa.

Assim, você reduz as chances de ter surpresas desagradáveis e aumenta a sua segurança financeira.

Maior produtividade

Ao identificar e eliminar os custos desnecessários ou excessivos, você consegue otimizar os processos e as operações do seu negócio, tornando-os mais ágeis e eficientes. Isso significa que você pode produzir mais com menos recursos, reduzindo o tempo, o trabalho e o desperdício. 

Além disso, ao ter um controle financeiro mais efetivo, você pode investir em melhorias na infraestrutura, na tecnologia, na capacitação e na motivação da sua equipe, o que também contribui para aumentar a produtividade.

Aumento da lucratividade

Um dos principais objetivos de qualquer empresa é aumentar a sua lucratividade, ou seja, a diferença entre as receitas e as despesas. E fazer a gestão de custos é uma forma de alcançar esse resultado. 

Ao reduzir os seus custos, você aumenta a sua margem de lucro por produto ou serviço vendido. Isso significa que você pode obter mais retorno sobre o seu investimento e ter mais recursos para reinvestir no seu negócio ou distribuir entre os sócios. 

Além disso, ao ter um controle financeiro mais apurado, você pode definir preços mais competitivos e atrativos para os seus clientes, sem prejudicar a sua rentabilidade. Isso pode ajudar a aumentar as suas vendas e o seu faturamento.

Vantagem competitiva

Ao ter um controle financeiro mais eficiente, você pode oferecer produtos e serviços de qualidade superior aos seus concorrentes, com preços mais acessíveis e condições mais favoráveis aos seus clientes.

Isso pode gerar uma maior satisfação e fidelização dos seus consumidores, além de uma melhor reputação e imagem no mercado. Assim, você pode se diferenciar da concorrência e conquistar uma posição de destaque no seu segmento.

Mais qualidade

Ao focar na eficiência dos custos, muitas vezes surgem oportunidades para melhorar processos e a qualidade dos produtos ou serviços. Isso acontece porque a análise de custos frequentemente revela áreas que podem ser aprimoradas, levando a melhorias contínuas na oferta ao cliente.

Como detalhar os custos do empreendimento?

Os custos do seu empreendimento são todos os gastos que você tem para produzir ou oferecer os seus produtos ou serviços. 

Eles podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com a sua natureza, origem e relação com o volume de produção ou vendas. As principais categorias são:

Diretos

São os custos que podem ser diretamente atribuídos aos produtos ou serviços, ou seja, que variam proporcionalmente ao volume produzido ou vendido. Por exemplo, a matéria-prima, a mão de obra direta, os insumos, as embalagens, etc.

Indiretos

São os custos que não podem ser diretamente atribuídos aos produtos ou serviços, ou seja, que não variam proporcionalmente ao volume produzido ou vendido. Por exemplo, o aluguel, a energia elétrica, a água, o telefone, a internet, a mão de obra indireta, etc.

Variáveis

São os custos que variam de acordo com o volume de produção ou vendas. Por exemplo, a matéria-prima, os insumos, as comissões dos vendedores, os impostos sobre as vendas, etc.

Fixos

São os custos que não variam de acordo com o volume de produção ou vendas. Por exemplo, o aluguel, a folha de pagamento, a amortização de equipamentos, etc.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos?

A gestão de custos é uma atividade complexa e que exige atenção e cuidado. Alguns erros comuns que devem ser evitados são:

Não controlar o estoque

O estoque é um dos principais componentes dos custos de uma empresa, pois envolve o investimento em mercadorias, matérias-primas, embalagens, armazenamento, transporte e logística.

Por isso, é essencial ter um controle eficiente do estoque, que evite tanto a falta quanto o excesso de produtos. 

A falta de produtos pode gerar perda de vendas, insatisfação dos clientes e danos à imagem da empresa. Já o excesso de produtos pode gerar desperdício, obsolescência, deterioração e aumento dos custos de armazenamento e manutenção. 

Para controlar o estoque, é preciso ter um sistema informatizado que registre as entradas e saídas de produtos, bem como o nível ideal de cada item. Além disso, é preciso fazer inventários periódicos para conferir a quantidade e a qualidade dos produtos em estoque.

Não realizar corretamente o controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o registro das entradas e saídas de dinheiro da empresa em um determinado período. Ele é fundamental para acompanhar a situação financeira do negócio e tomar decisões estratégicas. 

No entanto, muitos empreendedores não realizam corretamente o controle do fluxo de caixa, o que pode gerar problemas como falta de capital de giro, endividamento, inadimplência e dificuldade para investir. 

Para realizar corretamente o controle do fluxo de caixa, é preciso registrar todas as movimentações financeiras da empresa, tanto as receitas quanto as despesas, fixas e variáveis. 

Além disso, é preciso projetar o fluxo de caixa futuro, considerando as previsões de vendas, compras, pagamentos e recebimentos. Assim, é possível planejar as ações necessárias para equilibrar as contas e garantir a sustentabilidade do negócio.

Não conhecer os custos da empresa

Outro erro comum na gestão de custos é não conhecer os custos da empresa, ou seja, não saber quanto se gasta para produzir ou vender um produto ou serviço.

Isso pode levar a prejuízos, pois impede que se faça uma precificação adequada e uma análise da rentabilidade do negócio. 

Para conhecer os custos da empresa, é preciso identificar e classificar todos os gastos envolvidos na atividade empresarial.

Os custos podem ser divididos em fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que não dependem do volume de produção ou vendas, como aluguel, salários, impostos e seguros. 

Os custos variáveis são aqueles que variam proporcionalmente ao volume de produção ou vendas, como matéria-prima, energia elétrica e comissões. Além disso, é preciso diferenciar os custos dos gastos. 

Os gastos são todos os desembolsos financeiros da empresa, independentemente da sua finalidade. Já os custos são apenas os gastos relacionados à produção ou venda dos produtos ou serviços.

Não calcular o preço de venda

Um dos principais objetivos da gestão de custos é definir o preço de venda dos produtos ou serviços da empresa. No entanto, muitos empreendedores não calculam corretamente o preço de venda, o que pode gerar preços muito altos ou muito baixos. Preços muito altos podem afastar os clientes e reduzir as vendas. 

Preços muito baixos podem diminuir a margem de lucro e comprometer a viabilidade do negócio.

A margem de lucro é o percentual que se deseja obter sobre os custos, que deve ser compatível com o retorno esperado pelo investimento. O mercado é o conjunto de clientes e concorrentes que influenciam a demanda e a oferta dos produtos ou serviços, que devem ser pesquisados para se definir um preço competitivo e atrativo.

Como fazer a gestão de custos?

Para fazer uma gestão de custos eficiente, você precisa seguir alguns passos essenciais. Veja quais são eles:

Faça um bom planejamento

O primeiro passo é fazer um planejamento financeiro, que consiste em definir os objetivos, as metas e as estratégias do seu negócio.

Você deve estimar as receitas e as despesas previstas para um determinado período, como um mês, um trimestre ou um ano. Assim, você pode ter uma visão geral da situação financeira da sua empresa e tomar decisões mais assertivas.

Evite gastos desnecessários

O segundo passo é evitar gastos desnecessários, que são aqueles que não agregam valor ao seu produto ou serviço, ou que podem ser substituídos por alternativas mais econômicas.

Por exemplo, você pode reduzir o consumo de energia elétrica, renegociar contratos com fornecedores, eliminar desperdícios de materiais e otimizar processos internos.

Atenção ao estoque

O terceiro passo é ter atenção ao estoque, que é um dos principais componentes dos custos de uma empresa.

Você deve controlar a entrada e a saída de mercadorias, evitando excessos ou faltas. Um estoque bem gerenciado permite que você atenda à demanda dos clientes, sem comprometer o capital de giro ou a qualidade dos produtos.

Estabeleça metas

O quarto passo é estabelecer metas de redução de custos, que devem ser mensuráveis, realistas e desafiadoras. Você pode definir um percentual de economia para cada área ou departamento da sua empresa, ou para cada tipo de custo.

Entenda a diferença entre custos e despesas

O quinto passo é entender a diferença entre custos e despesas, que são conceitos distintos na contabilidade. Os custos são os gastos relacionados à produção ou à prestação do serviço, como matéria-prima, mão de obra e energia. 

As despesas são os gastos relacionados à administração ou à comercialização do negócio, como aluguel, salários e impostos. Ambos devem ser controlados e reduzidos, mas os custos têm uma influência direta no preço de venda e na margem de lucro.

Invista em tecnologia

O sexto e último passo é investir em tecnologia, que pode ser uma grande aliada na gestão de custos.

Existem softwares e aplicativos que facilitam o controle financeiro, o gerenciamento do estoque, a emissão de notas fiscais, a análise de dados e muito mais. Além disso, a tecnologia permite automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, aumentando a produtividade e a eficiência da sua empresa.

Conclusão

A gestão de custos é uma ferramenta indispensável para o sucesso de pequenas empresas. Ela permite não apenas a manutenção de uma saúde financeira sólida, mas também contribui para a tomada de decisões estratégicas e para o crescimento sustentável do negócio.

Implementando as práticas abordadas — como planejamento cuidadoso, controle de estoque, estabelecimento de metas claras, e uso eficiente da tecnologia — os pequenos comerciantes podem maximizar seus recursos, aumentar a lucratividade e obter uma vantagem competitiva no mercado. 

Lembre-se, uma gestão de custos eficaz é mais do que economizar dinheiro, é sobre investir inteligentemente para construir um futuro próspero para o seu negócio.