Orçamento empresarial: entenda o conceito, sua importância e como fazer

Você sabe o que é um orçamento empresarial e como ele pode ajudar a sua empresa a crescer? 

Trata-se de uma ferramenta de planejamento financeiro que estima as receitas e as despesas de um período futuro, geralmente um ano. Com ele, você pode definir metas, controlar custos, avaliar resultados e tomar decisões mais assertivas para o seu negócio.

Neste artigo, vamos elaborar um passo a passo de como criar um bom planejamento empresarial. Além disso, explicar o que é, benefícios, quando deve ser feito e outros tópicos. Acompanhe!

O que é orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é um documento que contém a previsão das receitas e despesas de uma empresa para um determinado período, geralmente um ano. Ele é baseado em dados históricos, projeções de mercado e expectativas do gestor.

Assim, ele ajuda a definir metas, alocar recursos, controlar custos e avaliar o desempenho.

Qual a importância de um orçamento empresarial?

Assim como o plano de negócios, um orçamento empresarial é importante por vários motivos. Veja alguns deles:

• Ajuda a planejar o futuro da empresa, estabelecendo objetivos claros e mensuráveis;

• Permite acompanhar a evolução das receitas e despesas, comparando o previsto com o realizado;

• Facilita a tomada de decisão, pois indica onde é preciso cortar gastos ou investir mais;

• Contribui para a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços da empresa, pois identifica pontos fortes e fracos;

• Aumenta a confiança dos stakeholders (clientes, fornecedores, investidores etc.), pois demonstra transparência e responsabilidade.

Quais as funções de um orçamento empresarial?

Um orçamento empresarial pode ter diferentes funções, dependendo do tipo e do objetivo da empresa. Veja algumas delas:

• Função estratégica: o orçamento empresarial reflete a missão, a visão e os valores da empresa, bem como as suas estratégias de longo prazo. Ele também ajuda a alinhar as expectativas dos gestores e dos colaboradores em relação aos resultados esperados;

• Função operacional: o orçamento empresarial orienta as atividades diárias da empresa, definindo as metas e os planos de ação para cada área ou departamento. Ele também serve como um instrumento de controle e correção das operações;

• Função financeira: o orçamento empresarial mostra a capacidade de geração de caixa da empresa, bem como as suas necessidades de capital de giro e de investimento. Ele também auxilia na gestão do fluxo de caixa e na análise da rentabilidade e do endividamento;

• Função motivacional: o orçamento empresarial estimula o comprometimento e o engajamento dos colaboradores, pois envolve-os no processo de elaboração e execução do plano. Ele também incentiva o trabalho em equipe e a busca por melhores resultados.

Quais são as principais características do orçamento empresarial?

O orçamento empresarial permite definir as metas e os recursos necessários para alcançá-las. Suas principais características do orçamento empresarial são:

• É elaborado com base em dados históricos, projeções de mercado e cenários futuros;

• É composto por vários orçamentos parciais, como o de vendas, o de produção, o de custos, o de investimentos, o de caixa e o de resultados;

• É alinhado com a estratégia e os objetivos da empresa, bem como com a sua missão, visão e valores;

• É participativo, ou seja, envolve todos os níveis hierárquicos e áreas funcionais da empresa na sua elaboração e acompanhamento;

• É flexível, ou seja, permite ajustes e revisões ao longo do período orçamentário, conforme as mudanças no ambiente interno e externo da empresa;

• É periódico, ou seja, é feito para um determinado intervalo de tempo, geralmente um ano, dividido em meses ou trimestres;

• É comparativo, ou seja, confronta os valores previstos com os realizados, identificando as variações e as suas causas;

• É avaliativo, ou seja, mede o desempenho da empresa e dos seus gestores em relação às metas estabelecidas.

Como um bom orçamento impacta a empresa?

Um bom orçamento empresarial impacta positivamente a empresa com CNPJ de várias formas, tais como:

• Melhora a tomada de decisão, pois fornece informações precisas e atualizadas sobre a situação financeira da empresa, seus pontos fortes e fracos, suas oportunidades e ameaças;

• Aumenta a eficiência operacional, pois ajuda a otimizar o uso dos recursos disponíveis, a reduzir custos desnecessários, a evitar desperdícios e a maximizar os lucros;

• Facilita a comunicação e a integração entre os diferentes setores e níveis hierárquicos da empresa, pois estabelece objetivos comuns, alinhar as expectativas e as responsabilidades de cada um e cria um senso de comprometimento e colaboração;

• Estimula a inovação e a competitividade, pois incentiva a busca por novas soluções, a adaptação às mudanças do mercado, a antecipação de tendências e a diferenciação dos concorrentes.

Portanto, um bom orçamento é um instrumento valioso para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou segmento. 

Ele requer um trabalho cuidadoso, calmo, amigável e positivo de todos os envolvidos, desde a elaboração até a execução e o monitoramento. 

Assim, é possível garantir que o orçamento reflita fielmente a realidade da empresa e que ele seja cumprido de forma eficaz.

Quais são os 7 tipos de orçamento empresarial?

Os diferentes tipos de orçamento empresarial são ferramentas importantes para o planejamento financeiro e a gestão de recursos de uma organização. 

Cada um deles tem suas vantagens e desvantagens, dependendo do contexto e dos objetivos da empresa. Vamos ver o que são e como funcionam abaixo.

1. Orçamento ajustado

Orçamento que se adapta às mudanças nas condições do mercado, dos clientes ou dos fornecedores. Ele permite que a empresa reavalie e revise seus planos ao longo do ano, de acordo com as novas informações e oportunidades.

2. Orçamento base zero

Orçamento que parte do princípio de que todos os gastos devem ser justificados a cada período, sem levar em conta os valores do ano anterior. Ele exige que a empresa analise cada despesa e avalie sua necessidade, eficiência e impacto nos resultados.

3. Orçamento contínuo

Orçamento que se estende por um período maior do que o ano fiscal, geralmente de 12 a 18 meses. Ele permite que a empresa tenha uma visão de longo prazo e antecipe as tendências e os desafios do mercado.

4. Orçamento estático

Orçamento que se baseia em uma previsão fixa de receitas e despesas, sem considerar as variações que podem ocorrer durante o ano. Ele é mais simples e fácil de elaborar, mas também mais rígido e inflexível.

5. Orçamento do planejamento estratégico

Está alinhado com a missão, a visão e os valores da empresa, bem como com seus objetivos de longo prazo. Ele reflete as prioridades e as escolhas estratégicas da organização, além de servir como um guia para as decisões operacionais.

6. Orçamento incremental

Orçamento que se baseia no orçamento do ano anterior, acrescentando ou subtraindo uma porcentagem fixa para cada item. Ele é mais rápido e prático de fazer, mas também pode perpetuar ineficiências ou desperdícios.

7. Orçamento variável

Orçamento que se ajusta ao nível de atividade da empresa, ou seja, às suas vendas ou produção. Ele permite que a empresa acompanhe melhor o seu desempenho e controle seus custos variáveis.

Como elaborar um orçamento empresarial?

Para elaborar um orçamento empresarial eficaz, você precisa seguir alguns passos básicos, que vamos detalhar a seguir. 

Monte o diagnóstico financeiro

O primeiro passo para elaborar um orçamento empresarial é fazer um diagnóstico financeiro da sua empresa. 

Isso significa analisar o histórico dos seus resultados financeiros nos últimos meses ou anos, identificando as principais fontes de receita, os custos fixos e variáveis, as despesas operacionais e administrativas, o lucro líquido, o capital de giro, o endividamento, entre outros indicadores.

Essa análise vai ajudar você a entender a saúde financeira da sua empresa, os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças, e as áreas que precisam de mais atenção. Além disso, vai servir como base para projetar os cenários futuros do seu negócio.

Liste os objetivos e as metas

O segundo passo para elaborar um orçamento empresarial é listar os objetivos e as metas que você quer alcançar com o seu negócio no período do orçamento. 

Os objetivos são as aspirações gerais que você tem para a sua empresa, como aumentar o faturamento, expandir o mercado, lançar novos produtos ou serviços e outros.

As metas são os resultados específicos e mensuráveis que você quer atingir para cumprir os seus objetivos, como vender X unidades por mês, reduzir Y% dos custos ou obter Z% de lucratividade.

Os objetivos e as metas devem ser SMART: específicos (S), mensuráveis (M), alcançáveis (A), relevantes (R) e temporais (T).

Por exemplo: aumentar em 10% as vendas no primeiro trimestre do ano; reduzir em 5% os custos com energia elétrica até dezembro; obter 15% de lucro líquido no final do ano.

Faça uma projeção baseada em dados

O terceiro passo é fazer uma projeção baseada em dados para o orçamento empresarial. Isso significa usar informações confiáveis e atualizadas para estimar as receitas e as despesas da empresa para o próximo ano. Para isso, é preciso considerar fatores como:

• Histórico financeiro da empresa

• Tendências do mercado e da concorrência

• Sazonalidades e as variações de demanda

• Cenários econômicos e políticos

• Riscos e as oportunidades

A projeção deve ser realista, mas também desafiadora, de modo a estimular o crescimento da empresa.

Estime as receitas

A estimativa das receitas é uma parte fundamental do orçamento empresarial, pois indica quanto dinheiro entrará no caixa da sua empresa.

Para estimá-las, você deve considerar fatores como o volume de vendas esperado, o preço dos produtos ou serviços oferecidos, a forma de pagamento dos clientes e a taxa de inadimplência.

É importante ser realista nesse processo, evitando ser otimista ou pessimista demais. Leve em consideração as condições do mercado e da concorrência, bem como os possíveis riscos ou oportunidades que podem afetar o seu faturamento.

Detalhe os custos e as despesas

Levante todos os custos e as despesas da empresa. Os custos são aqueles que estão diretamente relacionados à produção ou à prestação do serviço, como matéria-prima, mão de obra e energia. 

As despesas são aquelas que não estão ligadas diretamente à atividade-fim da empresa, mas que são necessárias para o seu funcionamento, como aluguel, telefone e marketing. Classifique os custos e as despesas em fixos e variáveis. 

Os fixos são aqueles que não dependem do volume de produção ou de vendas, como aluguel e salários. Os variáveis são aqueles que variam proporcionalmente ao volume de produção ou de vendas, como matéria-prima e comissões.

Você deve estimar os valores dos custos e das despesas para cada mês do ano, considerando as sazonalidades, as tendências e os cenários possíveis.

Planeje seus investimentos

Planeje os investimentos que você pretende fazer na sua empresa. Os investimentos são aqueles que visam aumentar a capacidade produtiva, a qualidade ou a competitividade da empresa, como compra de equipamentos, reforma de instalações ou desenvolvimento de novos produtos.

Avalie a necessidade, a viabilidade e a rentabilidade dos investimentos, considerando o retorno esperado, o prazo de recuperação e o impacto no fluxo de caixa. Defina o valor, o tipo e a fonte dos recursos para cada investimento, seja próprio ou de terceiros.

Inclua os indicadores

Inclua os indicadores que vão medir o desempenho financeiro da sua empresa. Os indicadores são métricas que permitem avaliar se os objetivos estão sendo alcançados ou não. Alguns exemplos de indicadores são:

• Faturamento: é o valor total das vendas realizadas pela empresa em um período;

• Lucro: é o resultado positivo da diferença entre as receitas e as despesas da empresa em um período;

• Margem: é a porcentagem do lucro em relação ao faturamento da empresa em um período;

• Rentabilidade: é a porcentagem do lucro em relação ao investimento total da empresa em um período;

• Liquidez: é a capacidade da empresa de pagar suas obrigações no curto prazo.

Você deve definir os valores esperados para cada indicador para cada mês do ano, considerando as metas e as estratégias da empresa.

Facilite a consulta e a comunicação

Um bom orçamento empresarial deve ser fácil de consultar e comunicar para todos os envolvidos no processo. Por isso, é importante que ele seja organizado, claro e objetivo, utilizando gráficos, tabelas e relatórios que facilitem a visualização e a compreensão dos dados. 

Além disso, é essencial divulgá-lo para todos os gestores e colaboradores da empresa, explicando os objetivos, as metas, as responsabilidades e os indicadores de cada área. Dessa forma, ele se torna uma ferramenta de alinhamento e engajamento da equipe.

Revise e acompanhe

Um bom orçamento empresarial não é estático, mas dinâmico. Isso significa que ele deve ser revisado e acompanhado periodicamente, para verificar se os resultados estão de acordo com o planejado e se há necessidade de fazer ajustes ou correções. 

Para isso, é importante que a empresa utilize indicadores financeiros que permitam medir o desempenho da empresa, das áreas e dos projetos, comparando os valores realizados com os valores orçados. 

Também é fundamental que a empresa faça uma análise crítica dos resultados, identificando as causas dos desvios, os pontos fortes e fracos, as oportunidades e as ameaças. Com base nessa análise, a empresa pode tomar as decisões mais adequadas para melhorar o seu orçamento e alcançar os seus objetivos.

O que deve constar no orçamento?

Um orçamento empresarial deve conter todas as informações relevantes para a gestão financeira da empresa, tais como:

• Previsão de vendas, considerando o volume, o preço e a sazonalidade dos produtos ou serviços;

• Previsão de custos fixos e variáveis, relacionados à produção, à administração e à comercialização dos produtos ou serviços;

• Previsão de despesas operacionais e não operacionais, como impostos, juros, amortizações, depreciações etc.;

• Previsão de investimentos em ativos fixos ou circulantes, como máquinas, equipamentos, estoques etc.;

• Previsão de fluxo de caixa, demonstrando a entrada e saída de recursos financeiros da empresa;

• Previsão de demonstração do resultado do exercício (DRE), mostrando o lucro ou o prejuízo da empresa;

• Previsão de balanço patrimonial, evidenciando a situação patrimonial e financeira da empresa.

Essas informações devem ser detalhadas por centro de custo, por produto ou serviço, por cliente ou por canal de distribuição, conforme a necessidade da empresa. Elas também devem ser compatíveis com a missão, a visão e os valores da empresa, bem como com os seus objetivos estratégicos.

Quais as dicas para um orçamento de sucesso?

Para fazer um orçamento empresarial de qualidade, é preciso seguir alguns passos básicos, Veja quais são eles abaixo.

Crie estratégias para lidar com incertezas

Um dos maiores desafios do orçamento empresarial é lidar com as incertezas do ambiente externo, como as mudanças na economia, na legislação, na concorrência, no comportamento dos consumidores, entre outros fatores que podem afetar o seu negócio.

Por isso, é importante criar estratégias para se adaptar às possíveis variações do cenário. Uma delas é fazer um orçamento flexível, que considere diferentes cenários (otimista, pessimista e realista) e estabeleça planos de ação para cada um deles.

Outra estratégia é fazer um orçamento base zero, que consiste em elaborar o orçamento do zero a cada período, sem considerar os dados anteriores.

Assim, é possível revisar todos os custos e despesas da empresa e eliminar aqueles que não são essenciais ou que não agregam valor.

Faça o monitoramento e ajustes no orçamento

O orçamento empresarial não é um documento estático, mas sim dinâmico. Isso significa que ele deve ser acompanhado periodicamente e ajustado sempre que necessário, de acordo com as mudanças internas ou externas que ocorrerem.

O monitoramento do orçamento permite que a empresa verifique se está cumprindo as metas estabelecidas, se está havendo desvios entre o planejado e o realizado, quais são as causas desses desvios e quais são as medidas corretivas ou preventivas a serem tomadas.

Para facilitar esse processo, é recomendável usar indicadores de desempenho financeiro, como faturamento, lucratividade, rentabilidade, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, entre outros.

Esses indicadores permitem avaliar a saúde financeira da empresa e compará-la com os padrões do mercado ou da concorrência.

Use de ferramentas de gestão financeira

As ferramentas de gestão financeira são essenciais para elaborar e gerenciar o seu orçamento empresarial com mais eficiência e precisão. 

Elas podem ser desde planilhas eletrônicas até softwares especializados que permitem registrar e organizar todas as informações financeiras da empresa, como receitas, despesas, custos, investimentos, impostos e outros.

Além disso, elas facilitam o monitoramento do orçamento e a análise dos indicadores de desempenho financeiro.

Conclusão

Criar um orçamento empresarial eficaz é um passo fundamental para o sucesso financeiro de pequenos comerciantes. 

Ao seguir este guia, os empresários estarão equipados com as ferramentas necessárias para tomar decisões informadas, otimizar recursos e navegar com confiança pelos desafios financeiros, garantindo um caminho sólido para o crescimento e prosperidade.