Aprenda as bases da contabilidade para gerir as finanças da sua loja

A contabilidade tem muitas vezes má fama por ser entediante e demasiado complicada, mas não é nada disso. É basicamente composta por uma atividade simples: documentar todo o dinheiro que entra e que sai da sua empresa.

Esta é uma parte importante da gestão da sua empresa, não só para ajudar a reportar os lucros e as despesas para fins fiscais, mas também para monitorizar a saúde financeira da sua empresa. Portanto, a contabilidade é essencial para manter a sua loja online a funcionar, ao mesmo tempo que lhe dá uma visão geral de oportunidades para reduzir despesas e aumentar as margens.

Documentos financeiros que deve conhecer

Estes são os três documentos financeiros de que praticamente todas as empresas precisam:

Balanço

É um registo dos seus ativos, passivo e do capital do proprietário. Os ativos são o seu inventário, dinheiros e valores a receber (no espaço de um ano). O passivo são as dívidas relacionadas com a empresa, enquanto o capital do proprietário é o que lhe resta após subtrair o passivo do ativo. A posição desejável é a de ter capital positivo.

Declaração de rendimentos

Isto inclui todo o dinheiro que entrou num período de tempo fico, como um mês, um trimestre ou um ano. Divide-se em receita operacional, aquela que resulta das atividades habituais da empresa, como vender os artigos que tem no inventário, e em receita não-operacional, que pode ser dinheiro gerado a partir de retornos de um investimento ou venda de propriedade.

Declaração do fluxo de caixa

Mostra todos os fundos que entram e que saem. Inclua todas as despesas como rendas, inventário e manutenção, assim como todas as fontes de rendimento para o período definido. Isto dá-lhe um resumo da receita bruta, lucro líquido e de exatamente para onde é que o dinheiro está a ir ou se está a ser desperdiçado desnecessariamente.

Monitorizar o seu inventário

Se a sua loja online se baseia na venda de artigos físicos, é essencial monitorizar quantas unidades tem em stock assim como o fluxo de caixa que o seu inventário gera na empresa e quaisquer reduções ou perdas que ocorram.

Atualize os seus registos financeiros com regularidade

Parece óbvio, mas deve certificar-se sempre de que os seus registos financeiros estão atualizados. Isto significa registar todas as suas transações, anotar todas as contas, faturas e pagamentos de salários.

Também terá de saber o que é que os seus funcionários fazem, o que significa recolher recibos e conceder reembolsos por quaisquer despesas que eles tenham tido, como despesas de viagens.

Manter um controlo cuidadoso das suas finanças também o vai ajudar a planear o orçamento e as deduções fiscais. Pode planear as suas atividades contabilísticas da seguinte forma:

• Diariamente: Organize todos os seus recibos, faturas e outros documentos em pastas

• Semanalmente: Registe o fluxo de caixa e as despesas variáveis, ou seja, todos os seus ganhos assim como as despesas correntes

• Mensalmente: Destine tempo para a contabilidade. Documente as suas receitas, some as suas despesas e calcule o seu lucro líquido mensal a partir do que resta.