Lär dig grundläggande bokföring för att sköta butikens ekonomi
Bokföring har ofta ett dåligt rykte då den anses vara tråkig och komplicerad, men det är faktiskt inte helt sant. Den består i huvudsak av en enkel aktivitet – att redogöra för alla de pengar som går in i och ut från ditt företag.
Det här är en viktig del av en verksamhet, inte bara för att redovisa vinster och utgifter för skatteändamål, utan också för att hålla ett öga på företagets ekonomiska hälsa. Redovisning är därmed väsentlig för att driva din webbutik, samtidigt som du får insyn över möjligheter för att minska kostnaderna och höja marginalerna.
Finansiella rapporter man ska känna till
Det finns tre finansiella rapporter som (nästan) alla företag behöver
Balansräkning
Här redovisas företagets tillgångar, skulder och eget kapital. Tillgångar är lager, likvida medel och kundfordringar (som förfaller till betalning inom ett år). Skulder är företagsrelaterade skulder, medan eget kapital är vad du har kvar efter att ha dragit av skulderna från tillgångarna. Eget kapital bör helst vara positivt.
Resultaträkning
Detta omfattar alla pengar som kommer in under en viss period, till exempel en månad, ett kvartal eller ett år. Den är uppdelad i rörelseintäkter – det du tjänar från din vanliga affärsverksamhet, som att sälja produkter du har i lager – och finansiella intäkter, vilket kan vara pengar som kommer från avkastning på en investering eller försäljning av fastighet.
Kassaflödesanalys
Här visas alla in- och utbetalningar. Omfattar alla kostnader som hyra, lager och underhåll, tillsammans med varje inkomstkälla för given period. Du får en överblick av bruttointäkter, nettovinst och var pengarna går (eller om de slösas bort).
Hålla koll på lagret
Om verksamheten för din webbutik är försäljning av fysiska produkter är det avgörande att spåra hur många enheter du har i lager och det kassaflöde som ditt lager genererar för företaget, tillsammans med eventuell minskning eller förlust som uppstår.
Uppdatera bokföringen regelbundet
Det kan låta självklart, men du bör alltid se till att dina ekonomiska uppgifter är aktuella. Det betyder att du måste registrera alla transaktioner – varje räkning, faktura och lönebetalning.
Du måste också ha uppsikt över vad dina anställda gör, vilket innebär att samla in kvitton från dem och ge ersättning för eventuella kostnader de har lagt ut, till exempel resekostnader.
Att hålla koll på din ekonomi kommer också att hjälpa dig med budgetplanering och skatteavdrag. Så här kan du planera dina bokföringsaktiviteter:
Varje dag: Håll reda på alla kvitton, fakturor och andra dokument genom att förvara dem i mappar
Varje vecka: Registrera kassaflöde och rörliga kostnader – alla dina intäkter såväl som nya och pågående kostnader
Varje månad: Avsätt tid för att göra bokföring. Dokumentera dina intäkter, summera dina utgifter och beräkna sedan din månatliga nettovinst från det som blir över.
